Срок хранения больничных листов на предприятии что представляет из себя больничный лист, правила хра

Информационная статья: "Срок хранения больничных листов на предприятии что представляет из себя больничный лист, правила хра" от профессионалов для людей. На все вопросы вам ответит дежурный юрист.

Сроки хранения больничных листов на предприятии

Срок хранения больничных листов в организации

Для регистрации и упорядочивания листов нетрудоспособности некоторые предприятия или индивидуальные предприниматели используют специальные журналы. Можно существенно упростить процесс учета бюллетеней, если скачать образец журнала регистрации больничных листов и изучить правила его заполнения. Ознакомиться с ними можно в этом обзоре. В ныне действующем законодательстве ведение регистрационной книги не является обязательным.

Журнал учета листков временной нетрудоспособности оформляется исключительно по желанию работодателя и позволяет: выявить, сколько дней по болезни отсутствовал на рабочем месте сотрудник, и каким образом будут произведены выплаты пособия (поскольку первые 3 дня больничного периода обязан оплачивать предприниматель или предприятие); проконтролировать, когда работник сдал заполненный бланк, чтобы получить страховую компенсацию (после пережитого заболевания он должен принести бланк работодателю в течение 6 месяцев после выздоровления);

Сколько составляет срок хранения больничных листов на предприятии в 2019 году

Все документы на предприятии образуются в разных структурных подразделениях. Срок хранения зависит от информационной ценности. Больничные листы необходимы для различных начислений, которые являются первичными источниками для подтверждения расходов.

Поэтому данные документы принято относить к бухгалтерским. Соответственно, хранятся они в бухгалтерии.

Срок определятся нормативами структурного подразделения.

Срок хранения больничных листов на предприятии: что представляет из себя больничный лист, правила хранения документов, как оформить

Сроки хранения документов важно знать всем представителям организаций, являющихся работодателям, так как каждая бумага в любой момент может понадобиться в качестве доказательства правомерной работы учреждения. Почти любой документ имеют право затребовать на проверку надзорные органы, но лишь в течение срока, установленного по закону.

Конечно, стоит знать временные ограничения также и потому, что хранить официальную документацию затратно, ведь необходимо назначить людей, которые будут за этим следить, выплатить им зарплату, найти место для хранения и т.д. В этом материале мы поговорим о том, каков срок хранения больничных листов на предприятии, и как в принципе осуществляется данный процесс.

Сроки хранения больничных листов определяются законодательными актами нашей страны Содержание статьи Больничным листом называется бумага, которая является свидетельством наступления у гражданина, работающего в какой-либо организации, временной нетрудоспособности.

Какой срок хранения больничных листов в организации?

Льготы, гарантии и компенсации Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц.

Больничный — документ, который имеет отношение к уплате страховых взносов работодателем.

Такие документы должны храниться фирмой в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Однако есть и альтернативная точка зрения, по которой срок хранения больничного — 5 лет, исходя из того, что: 1.

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч.

по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС. Расчетные листки распечатывать необязательно Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе.

Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте. «Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек В случае, когда физлицо перечислило продавцу (компании или ИП) оплату за товар по безналичному расчету через банк, продавец обязан направить покупателю-«физику» кассовый чек, считает Минфин. Список и количество товаров на момент оплаты неизвестны: как оформить кассовый чек Наименование, количество и цена товаров (работ, услуг) – обязательные реквизиты кассового чека (БСО).

Где хранятся больничные листы на предприятии

» Содержание Больничный лист подлежит не только правильному оформлению и порядку оплаты, но также определенному сроку и условиям хранения. Из этой статьи вы узнаете: • Сколько нужно хранить больничные листы? • Зачем хранить листы нетрудоспобности?

• Как и где хранятся больничные листы? • Как провести уничтожение больничного листа по истечению срока хранения? Форма бланка листа нетрудоспособности утверждена Министерством здравоохранения РФ приказом №347н (от 26 апреля 2011 г.).

Порядок выдачи и заверения больничного листа в медицинском учреждении установлен приказом № 624н Минздрава РФ от 29 июня 2011 года.

Согласно этим нормативным актам, больничный лист имеет право выдавать медицинская организация государственной, муниципальной и частной формы подчинения при условии, что учреждение имеет аккредитацию и лицензию Минздрава на соответствующие виды деятельности. Как оплатить больничный в сложных ситуациях?

Котова Алла Николаевна Автор PPT.RU 29 мая 2019 Сроки хранения тех или иных документов очень важно соблюдать в связи с тем, что запрос их контролирующими органами возможен в любой момент.

В то же время хранить документацию, появляющуюся на протяжении всего периода существования компании, достаточно сложно и затратно: необходимо найти место для хранения, организовать учет архивных документов, назначить ответственное лицо.

Как и сколько лет хранятся больничные листы на предприятии

05.09.2017 Предприятия и индивидуальные предприниматели обязательно должны определенное время хранить у себя основные документы, которые касаются работы их сотрудников. Они могут понадобиться для начисления налогов, заработной платы и прочих расчетов. Эта же норма относится и к больничным листам.

Больничный лист – это первичный учетный документ, поэтому его хранение должно происходить в соответствии с нормами, касающимися бухгалтерской документации. Статья 29 Федерального закона №402, нормы которого касаются бухгалтерского учета, говорит о том, что подобные документы нужно хранить согласно архивному делу. Наименьший срок хранения должен составлять 5 лет после окончания отчетного периода (года).

› › › Срок хранения больничных листов предприятиями Юридические лица обязаны сохранять документы, относящиеся к их профессиональной деятельности, которые являются основаниями для выплаты , любых пособий и взносов, расчета налоговых вычетов.

Читайте так же:  Работодателей, задерживающих зарплату, будут наказывать

Следует помнить, что принимаются в расчет только бюллетеней. Мнение юристаДмитрий ИвановЦентр правовой поддержкиДанная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный.

Срок хранения больничных листов

Организации и ИП должны обеспечивать сохранность документов, непосредственно относящихся к их деятельности и служащих основанием для расчета налогов, взносов, пособий, зарплаты и т.д., на протяжении определенного времени. Так какой же срок хранения больничных листов в организации?

Срок хранения больничных листов на предприятии

Если обратиться к Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), то сохранность больничных листов нужно обеспечивать в течение 5 лет. Однако, согласно пп.6 п.3.4 ст.23 НК РФ плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов, в течение 6 лет. А так как листки нетрудоспособности относятся к документам, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов, то срок хранения больничных листов не может быть меньше этого шестилетнего срока.

Зачем нужно хранить больничные листы

Листки нетрудоспособности могут быть затребованы и изучены при проверке ФСС. Ведь больничные листы являются документами, подтверждающими расходы по социальному страхованию. Причем, как считает ФСС, если проверяющим во время проверки не будут предоставлены именно подлинники больничных листов, то данный факт является достаточным основанием для отказа в зачете «больничных» расходов работодателя (Письмо ФСС от 17.07.2013 № 15-03-11/12-7761 ). Правда, такой отказ можно попытаться оспорить (Определение ВС РФ от 12.12.2014 № 309-КГ14-5016 ).

Хранение больничных листов

Чтобы по первому требованию проверяющих из ФСС найти интересующий их больничный лист, имеет смысл подшивать листки нетрудоспособности в отдельную папку (а не с другими документами), к которой также прикладывать журнал регистрации больничных листов.

Журнал регистрации больничных листов (образец)

Листки нетрудоспособности (больничные листы) – первичный кадровый и учётный документ. Поступление его в организацию фиксирует журнал регистрации больничных листов, образец заполнения его граф есть в интернете. Регистрация и учёт в названии журнала взаимозаменяемы, играют роль полных синонимов. Процесс является одним из этапов документооборота больничных.

Инстанции прохождения больничных листов

Бланк листка временной нетрудоспособности разработан в ФСС и распечатывается на фабриках Гознака. Он имеет достаточно высокую степень защиты и подлежит строгой отчётности. Получение пустых бланков медучреждением отмечается в соответствующем журнале. Бланк начинает заполняться лечащим врачом. На руки больному он может быть выдан как в день начала его действия, так и во время выписки.

Затем пациент должен поставить в больничный лист печати в регистратуре и отнести на работу. В фирме пациента больничный лист (БЛ) передаётся в отдел кадров, в бухгалтерию, начальству цеха или офис-менеджеру. Это зависит от того, кто занимается кадрами.

Ответственное должностное лицо заполняет БЛ до конца и отправляет в ФСС. Сотрудник Фонда после обработки возвращает БЛ на предприятие, где он и должен храниться отведённое время. Пациент-работник в этом документообороте не участвует – ФСС не примет от него документы, если предприятие действует.

Учёт больничных листов в журнале

Движение и хранение листков нетрудоспособности на предприятии не регулируются в нормативно-методических актах. Специалисты по кадровому делу рекомендуют придерживаться общих принципов делопроизводства: входящий документ надо зарегистрировать, желательно каждый вид в отдельном журнале.

При предоставлении больничного листа работником кадровику стоит вписать в журнал регистрации порядковый номер, фамилию сотрудника, серию БЛ, причину выдачи (можно кодом), количество дней и период нетрудоспособности. На самом БЛ никаких отметок ставить нельзя.

Для отслеживания сроков в журнале учёта больничных листов стоит указать сроки поступления БЛ в организацию, отправки БЛ в ФСС и возврата оттуда. После получения документа из ФСС разумно учесть размер страховой выплаты от предприятия и от Фонда, т.е. придётся заглядывать в журнал второй раз.

Исходя из требований ФЗ «О страховых взносах» больничные листы следует хранить не меньше 6 лет после окончания расчётного периода. Иначе говоря, если пособие было выплачено 20.12.2015 г., то хранить БЛ надо до 31.12.2021 г. Логично хранить столько же и журнал регистрации БЛ, хотя это не регламентируется в законах.

Разработка формы журнала регистрации больничных

Нормативных шаблонов журнала учёта листков нетрудоспособности нет. Разработкой формы нужно заниматься:

специалисту по кадрам, работающему с больничными листами;

руководителю службы управления персоналом, ответственному за правильность и полноту кадрового делопроизводства;

представителю делопроизводственной службы или отдела информационных технологий, занимающемуся оптимизацией и автоматизацией документационного обеспечения управления;

представителю бухгалтерии – это позволит убрать двойную работу (от бухгалтеров может потребоваться реестр БЛ).

Можно создать как бумажный, так и электронный журнал регистрации больничных листов, образец последнего есть в интернете. Однако не все варианты удобны: иногда отсутствуют полезные графы и присутствуют лишние. Электронную таблицу можно составить в программах типа 1С или взять за основу образец реестра от ФСС (он был изначально разработан для пилотного проекта).

Как и сколько лет хранятся больничные листы на предприятии

Предприятия и индивидуальные предприниматели обязательно должны определенное время хранить у себя основные документы, которые касаются работы их сотрудников. Они могут понадобиться для начисления налогов, заработной платы и прочих расчетов. Эта же норма относится и к больничным листам.

Сколько лет хранятся больничные листы на предприятии?

Больничный лист – это первичный учетный документ, поэтому его хранение должно происходить в соответствии с нормами, касающимися бухгалтерской документации.

Статья 29 Федерального закона №402, нормы которого касаются бухгалтерского учета, говорит о том, что подобные документы нужно хранить согласно архивному делу. Наименьший срок хранения должен составлять 5 лет после окончания отчетного периода (года).

[3]

Приказ Министерства культуры №558 также указывает на срок хранения больничных листов в организации длительностью в 5 лет.

При этом наблюдается прямое влияние больничных на размер страховых взносов. Это делает их документами, которые подтверждают уплату страховки.

В этом случае пункт 6 части 2статьи 28 Федерального закона №212 говорит о том, что такие документы нужно хранить в организации не менее 6 лет.

Зачем и как хранить больничные листы?

При проверке ФСС листки нетрудоспособности обязательно будут изучаться сотрудниками этой инспекции, так как эти документы подтверждают уплату взносов по социальному страхованию. После камеральной проверки ФСС принимает решение о возмещении размера пособий работодателям.

Если больничные листы будут отсутствовать, то и возмещение выплат проводиться не будет. Поэтому хранить эти документы крайне важно.

Больничные листы подшиваются в отдельно заведенную для этого папку, к которой прилагается журнал регистрации листков нетрудоспособности.

Читайте так же:  Льготы пенсионерам на проезд

Уничтожение больничных листов после истечения их срока действия

По окончанию срока хранения листы нетрудоспособности уничтожают. Но это не значит, что их можно просто сжечь или порезать. Должны быть произведены такие действия:

  1. Создание комиссии. Из работников предприятия нужно сформировать комиссию, которая выберет просроченные документы.
  2. Составление акта. Такой документ потребуется при будущих проверках или судебных делах. В акте обязательно должны быть указаны реквизиты всех уничтоженных больничных листов.
  3. Уничтожение документов. После соблюдения вышеупомянутой процедуры документы можно уничтожать любым удобным способом (сжечь, выбросить или передать на утилизацию).

Соблюдение такого порядка уничтожения прописано в приказе Минкультуры РФ №526.

Хранение листов нетрудоспособности является обязательной нормой, которая закреплена в законодательстве. Несоблюдение этой нормы приведет к сложностям во время проверки ФСС.

Журнал регистрации и учета больничных листов

Журнал регистрации и учета больничных листов

Похожие публикации

Для систематизации данных об оплачиваемых листках нетрудоспособности предприятия могут регистрировать их в специальном журнале. Форма документа законодательно не установлена. Каждая организация самостоятельно принимает решение – надо вести этот журнал или нет, в каком формате будет заполняться бланк и кого назначить ответственным за его оформление.

Журнал регистрации больничных листов: зачем нужен и как его хранить

Назначение журнала по учету листков нетрудоспособности – систематизация сведений о принятых к учету больничных листах и помощь в подготовке аналитической информации по периодам болезни. Для специалиста кадрового органа он важен, потому что:

  • появляется возможность быстрой сверки данных табелей учета рабочего времени с приказами и имеющимися больничными листами;
  • облегчается мониторинг своевременности предоставления для оплаты документов, подтверждающих временную нетрудоспособность;
  • журнал учета больничных листов нужен для правильного подсчета периода продления отпусков работникам, заболевшим во время отдыха;
  • документ позволяет оценить правомерность назначения выплаты по временной нетрудоспособности с учетом оплаченных ранее дней.

Для целей управленческого учета журнал может применяться в качестве источника информации для анализа в динамике состояния здоровья членов рабочего коллектива, выявления закономерностей изменения уровня заболеваемости. Журнал регистрации больничных листов, образец которого можно разработать самостоятельно, позволяет урегулировать споры в случаях утери бланка больничного листа.

Правила хранения журнала не регламентированы законом. Оптимальным вариантом будет организация его хранения вместе с больничными листами. Ответственность за целостность документа и его наличие в установленном месте возлагается на специалиста отдела кадров или табельщика. Введение такой обязанности для должностного лица возможно только путем издания соответствующего приказа руководителя компании. Если журнал регистрации больничных листов, образец которого можно посмотреть ниже, пропал, то для его поисков и расследования обстоятельств случившегося создается комиссия.

Срок хранения журнала оговаривается:

  1. приказом Минкультуры от 25.08.2010 под № 558 (в п. 897 раздела 11.1).
  2. приказом Минфина от 29.07.1998 под № 34н.
  3. Налоговым кодексом (пп. 6 п. 3.4 ст. 23).

Первыми двумя нормативными документами срок хранения устанавливается равным 5-тилетнему периоду. Налоговый кодекс указывает на необходимость обеспечения сохранности документации, влияющей на размер уплачиваемых страховых взносов, в течение 6 лет.

Образец заполнения журнала больничных листов

Страницы журнала могут быть изготовлены типографией или самостоятельно на принтере. Заполнение бланков может осуществляться в печатном или электронном формате. Образец журнала учета больничных листов должен быть с пронумерованными и прошитыми страницами. На последней странице ответственное лицо расписывается и указывает точное число листов, руководитель предприятия ставит печать.

Правила ведения журнала должны согласовываться с нормами заполнения документации по временной утрате трудоспособности. При ручном варианте заполнения сведения в графы вносятся черной гелиевой ручкой. Исправлений и помарок необходимо избегать. Ошибки исправляются по общим правилам – перечеркнуть ошибочную информацию, рядом или сверху сделать правильную запись, ответственное лицо расписывается и ставит дату внесения корректировок.

Журнал учета больничных листов может иметь следующие графы:

  • для номеров, присвоенных больничным листам;
  • для названий медицинских учреждений, которыми были оформлены конкретные документы;
  • в отдельной колонке приводятся данные о сотрудниках, на которых были выписаны листки нетрудоспособности;
  • ячейки для внесения информации о продолжительности пребывания на больничном.

В примечаниях могут приводиться случаи нарушения режима во время лечения и другие обстоятельства, наличие или отсутствие которых способно повлиять на размер выплачиваемого пособия по временной утрате трудоспособности.

Срок хранения больничных листов предприятиями

Юридические лица обязаны сохранять документы, относящиеся к их профессиональной деятельности, которые являются основаниями для выплаты заработной платы, любых пособий и взносов, расчета налоговых вычетов.

Видео (кликните для воспроизведения).

Больничный лист – первичный учетный документ, подтверждающий расходы предприятия по социальному страхованию. Эти расходы впоследствии частично компенсирует ФСС (Письмо ФСС № 15-03-11/12-7761 от 17.07.2013), поэтому по первому требованию проверяющего из этой организации предприятие обязано представить все необходимые документы. Следует помнить, что принимаются в расчет только оригиналы бюллетеней.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98 .
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Проверка ФСС может быть как камеральной, то есть удаленной, перед каждой выплатой, так и выездной с полным подъемом всех документов за весь необходимый срок.

Как и где хранятся больничные листы

Поскольку больничные листы являются первичными документами бухгалтерского учета, что, например, указано в постановлении по делу № А45-6602/2008 от 17.02.2009 Арбитражного суда Западно-Сибирского округа, то и храниться они должны в соответствии со стандартными правилами хранения бухгалтерских документов.

Чаще всего бюллетени хранятся в бухгалтерии в расчетном отделе. Листки подшиваются в отдельные папки по датам, что облегчает их поиск.

К таким папкам, кроме этого, принято подшивать и журнал регистрации больничных листов, который составляется в свободной форме, и не является обязательным условием документооборота. Однако бумага должна соответствовать необходимым условиям:

  • иметь печатный или электронный вид;
  • страницы должны быть прошиты и пронумерованы;
  • записи должны вестись черной гелевой ручкой;
  • должно быть указано ответственное лицо за ведение документа.
Читайте так же:  Ввод объекта в эксплуатацию разрешение для нежилых строений

С 2017 года в РФ действуют не только бумажные варианты больничных листов, но и электронные, которые могут быть полноправной заменой своих предшественников (пятый пункт статьи №13 Закона №255 от 29.12.2006). Распечатывать и хранить такие бюллетени нет необходимости, их сохранность обеспечивает система ЕИИС Соцстрах.

Срок хранения больничных листов на предприятии

Как гласит пункт 3.4 статьи №23 НК РФ, плательщики по страховым взносам обязаны сохранять платежные документы в течение шести лет. А поскольку бюллетени являются основаниями для расчета и выплат страховых взносов, то срок их хранения не может быть ниже этого периода.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Срок хранения больничных листов на предприятии

Общие правила хранения документации

Сроки хранения всех документов, которые используются в процессе деятельности организации, утверждены Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010. Согласно пункту 896 Приказа, срок хранения больничных листов в организации установлен равным 5 годам.

Сроки, установленные Приказом Минкультуры, используются в том случае, если для определенной документации не установлены сроки сохранности в более высоких по рангу законодательных актах.

Иерархия законодательных актов РФ федерального уровня:

  1. Конституция.
  2. Федеральные конституционные законы.
  3. Кодексы.
  4. Федеральные законы.
  5. Акты президента РФ.
  6. Акты правительства РФ.
  7. Нормативные акты министерств и ведомств.

Законодательство в области бухгалтерского учета

Сведения о времени, в течение которого нельзя уничтожать листки нетрудоспособности, упоминаются также в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности (Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н) и Налоговом кодексе .

В Положении о бухучете о сроках хранения упоминается в пункте 98. Он предписывает все документы, на которых основан бухгалтерский учет, хранить не менее 5 лет. К ним относят:

  • первичные документы;
  • учетные регистры;
  • бухгалтерскую отчетность.

Именно к первичным учетным документам относятся листки нетрудоспособности. Таким образом, в соответствии с правилами, установленными в области бухгалтерского учета, больничные листы следует хранить не менее пяти лет.

Что говорит законодательство в области налогов и сборов

Листки нетрудоспособности являются документами, которые используются при расчете страховых взносов, уплачиваемых компанией в Фонд социального страхования. С 01.01.2017 администрирование страховых взносов передано налоговым органам. Соответственно, правила их расчета теперь прописаны в Налоговом кодексе (глава 34).

При внесении новой главы в первую часть кодекса были внесены изменения, связанные с правилами начисления страховых взносов. Так, статья 23 НК РФ была дополнена пунктом 3.4. В пп. 6 п. 3.4 ст. 23 прописан период сохранности документов, необходимых для расчета взносов. Он составляет не менее шести лет.

Ранее аналогичный порядок хранения был установлен в Законе о страховых взносах № 212-ФЗ от 24.07.2009 (п. 6 ч. 2 ст. 28). Данный закон утратил силу с 01.01.2017. Но его положения применимы к обязательствам, возникшим в 2016 году и ранее.

Как поступать с электронными больничными листами

С 01.07.2017 в любом регионе Российской Федерации может быть оформлен не только бумажный, но также и электронный больничный лист. Возможность его оформления и выплаты на его основе пособия по нетрудоспособности прописаны в пункте 5 статьи 13 255-ФЗ. Электронный листок нетрудоспособности полностью заменяет бумажный аналог. Правила такого документооборота установлены Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567.

Для возможности оформления электронного листка нетрудоспособности организация и медучреждение должны быть подключены к ЕИИС «Соцстрах». Именно в данной системе медучреждение оформляет выписку больничного. В ней же работодатель заполняет сведения, необходимые для исчисления пособия.

Распечатывать и хранить бумажный аналог электронного больничного листа нет необходимости. Всю сохранность должна обеспечить информационная система «Соцстрах».

Таким образом, срок хранения больничных листов целесообразно установить равным 6 годам. Именно этот срок предписывает нам Налоговый кодекс РФ, являющийся законодательным актом высокого уровня, в котором упоминается срок хранения листков нетрудоспособности.

Правила заполнения и формат оформления реестра больничных листов для возмещения ФСС

Реестр больничных листов позволяет сотруднику, временно утратившему трудоспособность, получить денежную компенсацию за тот период, когда он отсутствовал на работе. Что представляет собой этот документ, каковы правила его оформления и ответственность за нарушения в его составлении?

Что представляет собой реестр больничных листов?

Реестр представляет собой документ с занесенными в него данными касательно сотрудника предприятия либо организации, который на время утратил трудоспособность в связи с заболеванием, уходом за больным родственником или беременностью и родами, и предоставил в связи с этим правильно оформленный больничный лист.

Реестр больничных листов должен быть составлен правильно. В противном случае предприятию, которое не позаботилось вовремя об этом, грозит проверка со стороны Фонда социального страхования. И если государственным органом в результате такой ревизии будут выявлены какие-либо нарушения при составлении этого документа, предприятие должно будет заплатить штраф за свою халатность.

Нормативная база

Для того, чтобы на государственном уровне урегулировать все правовые аспекты при составлении документации по учету больничных листов и защитить рядовых граждан от произвола работодателей, государство утвердило ряд правовых документов по данному вопросу:

  • согласно приказу Минздрава России № 624н, опубликованного и вступившего в юридическую силу еще в 2011 году, разработаны четкие правила касательно выдачи больничных листов;
  • стандартная форма листков нетрудоспособности была утверждена приказом Министерства здравоохранения № 347, вышедшим в том же самом году;
  • федеральные законы № 323 и № 255 регулируют права граждан на обязательное медицинское страхование;
  • получить ответы на многие вопросы люди, лишившиеся трудоспособности в силу определенной болезни, могут и через Методические указания по осуществлению контрольных мероприятий Фонда социального страхования.
Читайте так же:  Как выбрать в магазине правильно шашлык свиной оценка роскачества лучшего и худшего шашлыка свиного

Обязательные сведения реестра больничных листов

Даже с учетом того, что для всех действуют единые правила правильного заполнения больничных листов, работодатели должны помимо них прописать в реестре обязательные сведения о лице, которое на время лишилось трудоспособности.

В перечень обязательных сведений реестра входят следующие основные данные:

  • идентификационный номер сотрудника предприятия, которому был выдан больничный лист;
  • личные данные работника: фамилия, имя, отчество – прописываются полностью;
  • информация о периоде начала болезни (с указанием точной даты) и ее завершении;
  • номер и дата больничного и точное количество дней отсутствия на работе специалиста, т.е. полный срок действия больничного;
  • общая продолжительность стажа трудового страхования;
  • основная причина, которая повлекла за собой временную потерю трудоспособности;
  • размер денежной компенсации за больничный, которая положена специалисту.

Для того, чтобы четко отрегулировать механизм денежной компенсации за больничный, в реестре в обязательном порядке должны быть прописаны точные суммы выплат из ФСС, а также за счет работодателя.

Каким именно образом размещаются обязательные сведения, решают непосредственно сотрудники бухгалтерии на предприятии, а соответствующее окончательное решение принимает его непосредственный руководитель.

При необходимости реестр больничных листов может быть дополнен дополнительными графами, если это требование диктует какая-либо возникшая нестандартная ситуация.

Проверка подлинности листка нетрудоспособности

Подлинность больничного листа проверить довольно просто. Для этого его необходимо тщательно рассмотреть. Если он заполнен на специальном бланке и утвержден печатью медицинского учреждения, вопросов не должно возникать.

Если на документе отсутствуют водяные знаки, и бухгалтер сомневается в его подлинности, он может написать запрос в Фонд социального страхования и уточнить у них информацию о номере больничного листа. Подробнее о подлинности больничного листа – читать тут.

Правила и формат оформления

Согласно требованиям федерального закона № 86-ФЗ, утвержденного 01.05.2017, с 01.07.2017 в России действует 2 формата больничного листа – бумажный и электронный. Врач обязан с согласия пациента выписать ему больничный лист либо в виде справки со всеми необходимыми печатями и водяными знаками, либо оформить его в электронном виде. При этом все данные с электронного больничного также заносятся в общую базу реестра больничных листов.

Главное в оформлении реестра – полностью отразить требуемую информацию, которую могут потребовать в процессе проверки. При этом размещается она в документе в произвольном порядке.

Скачать образец заполнения бланка реестра больничных листов можно здесь.

Кроме бумажного журнала, для реестра больничных листов удобно параллельно вести электронный учет. Разработчики различных бухгалтерских программ (1С, Инфо-Бухгалетр и т.д.) учли потребность бухгалтеров в электронной форме реестра больничных листов и на данный момент предоставляют им такую возможность.

Чтобы предприятию легко было работать с электронными больничными листами, зайдя на сайт по ссылке cabinets.fss.ru, главному бухгалтеру необходимо будет создать там свой личный кабинет. Через него можно получить доступ к свежей информации о сотрудниках, оформивших электронные больничные листы.

Личный кабинет страхователя позволяет ему осуществлять сразу несколько функций, а именно:

  • оперативное получение нового электронного больничного листка непосредственно из медицинского учреждения;
  • просмотр документов в электронном виде и вывод их на печать;
  • перенос сведений о страхователе в ЭЛН, здесь можно также указать количество всех периодов нетрудоспособности сотрудников;
  • возможность быстрой пересылки всех данных о сотруднике, оформившего больничный в электронном виде, в Фонд социального страхования;
  • поиск информации о выплатах за больничный непосредственно из Фонда социального страхования.

В недалекой перспективе вся система социального страхования будет основываться исключительно на выдаче больничных листов в электронном виде. Это обусловлено тем, что такой больничный лист значительно проще оформлять, в отличие от его бумажного аналога.

Ответственный за оформление реестра сотрудник

Заполнить реестр больничных листов и отправить его в Фонд социального страхования предприятие обязано в течении 5 дней с того момента, когда оно получило соответствующий оригинал справки от сотрудника. Это необходимо сделать даже в том случае, если в больничном листе была допущена какая-либо ошибка во время его оформления.

Ответственность за своевременное оформление реестра должен нести непосредственно руководитель предприятия и его главный бухгалтер. В противном случае, согласно требованиям, утвержденным в п. 4 ст. 15.33 КоАп, на должностное лицо, допустившее такую оплошность, возлагается административный штраф в размере от 300 до 500 рублей.

Особенности передачи реестра в ФСС

Помимо сроков, в течении которых компания должна передать в Фонд социального страхования реестр больничных листов, способ предоставления необходимых документов напрямую зависит от средней численности организации.

К примеру, если на предприятии работают 25 человек, документы предоставляются в бумажном виде. Если же сотрудников больше – следует применять для пересылки электронные средства связи.

В Фонде социального страхования рассматривают полученные реестры в течение 10 календарных дней. После этого выносится решение о том, выплатить либо отказать в денежной компенсации лицам, временно лишившимся трудоспособности. Если решение было принято в пользу человека, который оформил больничный, средства ему будут перечислены строго по тем реквизитам, которые прописаны в его данных.

За своевременную подачу сведений из реестра больничных листов в ФСС предприятие несет прямую ответственность. Если какие-либо сроки при этом были нарушены, несет наказание за это только организация. От сотрудника в данной ситуации требуется только своевременно предоставлять верно оформленный больничный лист в бухгалтерию и ждать денежной компенсации за него в сроки, утвержденные действующим законодательством.

Журнал учета листов нетрудоспособности

Отсутствие работника на рабочем месте по причине болезни должно быть подтверждено предоставлением им листка нетрудоспособности из медицинского учреждения. В противном случае оплата не будет произведена. Как известно, в большинстве случаев работодатель оплачивает только первые три дня болезни, остальные дни выплачиваются из Фонда социального страхования.

Читайте так же:  Сколько денег нужно на покупку и содержание личного автомобиля

Но даже в таком случае для грамотного ведения учета социальных выплат многие работодатели заводят журнал регистрации больничных листов, чтобы в дальнейшем не возникало трудностей по вопросу оплаты больничных выплат, отчетах перед Фондом социального страхования и других спорных моментах.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98 .
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Необходимость ведения журнала

Ведение книги регистрации листов нетрудоспособности не является обязательным условием и не закреплено в законодательстве Российской Федерации. Однако её создание носит рекомендательный характер, согласно пункту 10 «Путеводителя по кадровым вопросам».

Рекомендация по ведению книги регистрации больничных бюллетеней обусловлена:

  1. Возможностью сверки данных учета рабочего времени при подписании соответствующего табеля.
  2. Возможностью подсчета дней для увеличения отпуска в случае совпадения больничных дней с отпускными.
  3. Отслеживание предоставления работниками бюллетеней нетрудоспособности в установленные законом сроки (в течение 6 месяцев со дня восстановления полной трудоспособности).
  4. Возможностью предоставления отчётности по больничным бюллетеням перед фондом социального страхования в случае проверки.
  5. Отслеживание совокупного количества оплачиваемых больничных дней каждого работника для подсчета лимита, установленного законом.
  6. Разрешение спорных моментов в случае утери бюллетеня нетрудоспособности.

Заполнение журнала: особенности и форма

Каждый работодатель вправе вести журнал учета по своему усмотрению. Однако существует стандартная разработанная форма, которая используется большинством организаций.

Основными моментами, которые должны быть указаны на титульном листе документа, являются:

  1. Указание полного наименования и реквизитов организации, которая принимает бюллетени нетрудоспособности.
  2. Указание названия документа «Журнал (или книга) учета (или регистрации) больничных листов». Обозначение документа носит добровольный характер и может быть выбрано также на усмотрение работодателя.
  3. Период действия документа – указывается дата открытия и дата закрытия журнала регистрации.
  4. Срок хранения документа на предприятии.
  5. Указание данных лица, ответственного за ведение книги учета, и его подпись.

Во внутренней таблице документа нужно создать следующие столбцы:

  1. Номер бюллетеня нетрудоспособности.
  2. Данные работника, предоставившего больничный лист (фамилия и инициалы, должность).
  3. Причина ухода на больничный.
  4. Дата предоставления бюллетеня нетрудоспособности.
  5. Период действия листа нетрудоспособности.
  6. Наименование медицинской организации, выписавшей бюллетень.
  7. Общее количество дней отсутствия работника.
  8. Подпись лица, принявшего бюллетень, и работника, предоставившего его.

[1]

Также существуют некоторые правила составления и оформления журнала учета, несоблюдение которых влечет за собой потерю юридической силы документа:

  • составление книги ведется как в электронном, так и в печатном виде. При этом если заполнение ведется в печатном виде, то все записи должны быть сделаны перьевой или гелевой ручкой черного цвета;
  • все страницы журнала должны иметь нумерацию, а сам документ в обязательном порядке должен быть прошит; также на последней странице должны проставляться дата закрытия, инициалы и подпись ответственного лица, а также количество прошитых и пронумерованных страниц. Также при желании руководителя указанные данные могут быть скреплены печатью организации;
  • запрещено использование корректирующих средств; в случае допущения ошибки в документе он либо полностью переделывается, либо ошибка зачеркивается, пишется надпись «Исправлено» и закрепляется подписью ответственного лица;
  • все вносимые данные должны быть правдивы и точны на момент внесения их в книгу учета.

Лицо, ответственное за ведение документа

Лицо, отвечающее за ведение журнала, выбирается непосредственно руководителем предприятия.

Но так как больничные листы передаются работником в отдел кадров, то, соответственно, именно работники этого подразделения занимаются ведением и заполнением книги регистрации листов нетрудоспособности.

Если на предприятии отсутствует отдел кадров, то работники, как правило, отдают больничные бюллетени в бухгалтерию. В таком случае ответственность за ведение книги учета ложится на бухгалтера предприятия.

В любом случае независимо от того, кто занимается ведением и заполнением журнала, на его титульном листе должны быть прописаны данные (фамилия и инициалы), занимаемая должность и подпись ответственного лица.

Период и место хранения журнала

Период хранения журнала регистрации больничных определяется приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 (ред. от 16.02.2016). В этом документе сказано, что, как и больничные листы, журналы учета бюллетеней нетрудоспособности хранятся на предприятии в течение пяти лет.

Однако если обратиться к Налоговому кодексу (первая часть) РФ ФЗ №146 от 31.07.1998 (ред. от 03.08.18) ст. 23, то, согласно подпункту 6 пункта 3.3, хранение документов, касающихся уплаты страховых взносов, должно осуществляться на протяжении шести лет.

После истечения установленного срока документ передается в архив предприятия.

Возможные санкции за отсутствие журнала регистрации

Так как ведение книги учета больничных листов носит рекомендательный характер и не закреплено в законодательстве РФ, а решение по открытию такого документа принимается непосредственно руководителем организации по его усмотрению, то, соответственно, никакой ответственности перед законом за отсутствие этого документа на предприятии не предусмотрено.

Соответственно, санкции за незаполнение или неправильное ведение книги будут применяться к этому должностному лицу в рамках внутреннего устава организации.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Видео (кликните для воспроизведения).

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источники


  1. Большая медицинская энциклопедия в 30 томах. Том 28: Основные лекарственные растения. Ядовитые лекарственные растения. + «Секреты семейного доктора». Том 28: Отложения солей. Лучшие методы лечения (комплект из 2 книг). — М.: Мастерская «Коллекция», АРИА — АиФ, 2012. — 350 c.

  2. Кузнецова, М.А. Лекарственное растительное сырье / М.А. Кузнецова. — М.: Высшая школа, 1984. — 208 c.

  3. Носов, А. Лекарственные растения / А. Носов. — М.: Эксмо-пресс, 1999. — 350 c.
Срок хранения больничных листов на предприятии что представляет из себя больничный лист, правила хра
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here